Làm việc tại Nhật không đơn thuần là hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, mà còn đòi hỏi sự tinh tế trong cách cư xử và giao tiếp. Văn hóa giao tiếp khi làm việc tại Nhật Bản là một trong những yếu tố then chốt quyết định mức độ hòa nhập và phát triển sự nghiệp của bạn. Trong môi trường doanh nghiệp đề cao kỷ luật, tôn trọng và trách nhiệm như Nhật Bản, việc hiểu đúng và hành xử phù hợp sẽ giúp bạn ghi điểm tuyệt đối.

1. Tư duy “đúng giờ là phép lịch sự”

Ở Nhật, thời gian được coi là yếu tố thể hiện mức độ chuyên nghiệp và tôn trọng. Đi trễ, dù chỉ 1–2 phút, cũng bị đánh giá là thiếu nghiêm túc. Hãy đảm bảo bạn luôn đến trước giờ hẹn 5–10 phút và nếu bất khả kháng, hãy thông báo sớm với lời xin lỗi chân thành.

2. Cúi chào: Nghệ thuật không lời

Khác với việc bắt tay phổ biến ở nhiều nước phương Tây, người Nhật chào nhau bằng cách cúi đầu. Hành động này không chỉ là nghi thức mà còn thể hiện sự tôn kính, khiêm nhường và thái độ chân thành.

• Cúi nhẹ (15°): Giao tiếp thường ngày
• Cúi vừa (30°): Trong môi trường làm việc
• Cúi sâu (45°): Khi thể hiện sự biết ơn, xin lỗi hoặc gặp cấp trên

3. Giao tiếp gián tiếp và tránh mâu thuẫn

Văn hóa giao tiếp khi làm việc tại Nhật Bản đề cao sự hòa nhã. Người Nhật thường tránh từ chối trực tiếp để không làm mất lòng người khác. Vì vậy, nếu nghe những cụm như “để tôi xem lại” hoặc “chúng tôi sẽ cân nhắc”, hãy hiểu đó là một cách từ chối khéo léo.

4. Nguyên tắc Ho-Ren-So: Gốc rễ của quản lý hiệu quả

Ho-Ren-So là viết tắt của ba hành động quan trọng trong môi trường làm việc Nhật:

• Houkokuu (報告) – Báo cáo
• Renraku (連絡) – Liên lạc
• Soudan (相談) – Thảo luận

Nhân viên được kỳ vọng phải thường xuyên cập nhật tiến độ, chủ động thông báo sự cố và tham khảo ý kiến trước khi đưa ra quyết định.

5. Trao đổi danh thiếp: Một nghi thức đầy quy tắc

Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật, danh thiếp (meishi) là biểu tượng đại diện cho con người và công việc của bạn. Khi trao danh thiếp:

• Sử dụng cả hai tay
• Đọc tên đối phương một cách cẩn trọng
• Tuyệt đối không nhét danh thiếp vào túi quần

Việc không tuân thủ những quy tắc này có thể bị đánh giá là thiếu tôn trọng.

6. Sự khiêm tốn trong lời nói

Thay vì phô bày thành tích cá nhân, người Nhật đề cao tinh thần tập thể. Khi được khen ngợi, họ thường phản hồi một cách khiêm nhường như: “Tôi vẫn còn phải học hỏi nhiều” hay “Nhờ có mọi người giúp đỡ”.

7. Trang phục và diện mạo

Trang phục là yếu tố quan trọng phản ánh thái độ làm việc của bạn. Ở Nhật, phong cách ăn mặc công sở rất nghiêm túc: vest tối màu, áo sơ mi trắng, giày sạch và tóc tai gọn gàng. Đặc biệt, hãy chú ý đến từng chi tiết nhỏ vì người Nhật rất tinh tế trong việc quan sát.

8. Hành xử trong bữa tiệc công ty

Nomikai – các buổi tiệc sau giờ làm việc – là dịp để xây dựng mối quan hệ. Dù không bắt buộc, nhưng nếu từ chối liên tục có thể khiến bạn bị “xa cách”. Tham gia là cách để bạn hiểu hơn về đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp.

Lưu ý: Khi uống rượu, không nên tự rót cho mình. Hãy chờ người khác rót hoặc chủ động rót cho người đối diện trước.

9. Tặng quà trong môi trường làm việc

Tặng quà không chỉ là hình thức thể hiện sự tri ân mà còn là hành động thể hiện phép tắc và thiện chí trong văn hóa giao tiếp khi làm việc tại Nhật Bản.

• Tặng quà nhỏ vào các dịp chuyển công tác, kết thúc dự án
• Không nên chọn quà quá đắt hoặc quá cá nhân

10. Im lặng và “đọc không khí”

“Kuuki wo yomu” (đọc không khí) là khả năng hiểu ý mà không cần lời nói. Sự im lặng trong cuộc họp hay trò chuyện không phải là khó chịu, mà là cách thể hiện sự lắng nghe, tôn trọng và suy nghĩ sâu sắc.

✅ Tổng kết

Hiểu rõ văn hóa giao tiếp khi làm việc tại Nhật Bản là một lợi thế lớn nếu bạn muốn xây dựng sự nghiệp tại quốc gia này. Từ cách cúi chào, tặng danh thiếp, đến lời nói, hành xử trong bữa tiệc hay việc ăn mặc — tất cả đều thể hiện bạn là người chuyên nghiệp, khiêm nhường và cầu tiến.

Nếu bạn đang hoặc sắp làm việc tại Nhật, hãy xem việc học cách giao tiếp đúng chuẩn là một phần không thể thiếu trong hành trình hội nhập và phát triển. 

>>> Xem ngay: 18 sự thật thú vị về đất nước Nhật Bản